Notulen Algemene Ledenvergadering 2021


NOTULEN 2021

Nog vast te stellen door de Algemene Ledenvergadering van uitvaartvereniging "De Laatste Eer Schoorl".

Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

De datum 2 november is dit jaar Allerzielen, de dag dat men de overledenen herdenkt. Voor een aantal leden en genodigden was het hierdoor niet mogelijk de vergadering bij te wonen.

De Algemene Ledenvergadering heeft voor het laatst plaats gevonden op 26 maart 2019. In 2020 heeft de Algemene Ledenvergadering niet kunnen plaatsvinden door het Coronavirus.

In het bijzonder heet de voorzitter de heer G. Muntinga welkom, aspirant bestuurslid van de vereniging, de heer Jaap van de Berg, de penningmeester van onze zustervereniging Uitvaartvereniging St. Barbara Schoorl en de heer Gerard Bekker, fotograaf. De foto’s die de heer Gerard Bekker maakt komen op de website te staan. De jaarstukken zijn voorafgaande aan de Algemene Ledenvergadering op de website van de vereniging gepubliceerd. De jaarstukken worden door de penningmeester de heer K. Tillema uitgedeeld. Vanuit de leden is er geen aanvulling op de agenda. De agenda wordt als zodanig vastgesteld.

 Herdenking overledenen 2019 en 2020

De voorzitter memoreert de mensen die in 2019 en 2020 zijn overleden. De uitvaartvereniging heeft in 2019 14 en in 2020 17 uitvaarten begeleid. De namen van de overledenen worden voorgelezen. Speciaal noemt de voorzitter ons bestuurslid de heer W. Bredewout die op 19 mei 2019 is overleden op. De voorzitter vraagt een ogenblik stilte om de overledenen te herdenken. Er wordt staande 1 minuut stilte in acht genomen.

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 26 maart 2019

De notulen staan op onze website, de leden hebben deze voorafgaande aan de vergadering kunnen lezen. Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd met dank aan de secretaris.

Mededelingen en ingekomen stukken

De secretaris leest voor dat met kennisgeving afwezig zijn: Mevrouw M. Karsten, uitvaartleidster en de heer Nieuwland.  

De voorzitter vertelt dat per 1 juli de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is ingegaan.

Deze is bedoeld om het bestuur van een uitvaartvereniging te verbeteren. Er zijn regels opgesteld voor de bevoegdheden, taken, verplichtingen en aansprakelijkheid van de uitvaartvereniging.

Verplichting: de bestuursleden hebben de plicht het belang van de uitvaartvereniging voorop te stellen.

Aansprakelijkheid: Als de uitvaartvereniging niet aan de verplichtingen voldoet, zijn de bestuursleden aansprakelijk.

Tegenstrijdige belangen: Als een bestuurslid een persoonlijk belang heeft dat strijdig kan zijn met het belang van uitvaartvereniging, mag hij of zij niet deelnemen aan een besluitvorming.

De uitvaartvereniging voldoet aan de WBTR, wij zijn open en transparant naar elkaar.

De uitvaartvereniging heeft 5 jaar de tijd om de statuten aan te passen.

De heer Jack Borst vraagt hoe de uitvaartvereniging zich heeft ingedekt voor deze nieuwe wet.

Het dagelijks bestuur bekijkt periodiek de bankafschriften, rekeningen worden door de familie beoordeeld en de jaarrekening wordt door de kascommissie beoordeeld. De uitvaartvereniging heeft voor het bestuur een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. De wet is een goede ontwikkeling voor onze uitvaartvereniging. Het houdt ons scherp.

In 2021 zijn tot nu toe 10 uitvaarten. Er zijn veel ZZP uitvaartondernemingen gekomen, hierdoor heeft de uitvaartvereniging minder uitvaarten verzorgd.

De drager Henk Bakker is gestopt en volgend jaar februari stopt Jack Borst. Het bestuur beraadt zich op vervanging van deze dragers.

De Federatie van Onderlinge Uitvaartverenigingen in Noord-Holland is opgeheven. Het vermogen is uitgekeerd aan de leden.

Op 1 maart 2023 bestaat onze uitvaartvereniging 100 jaar. Het bestuur beraadt zich op dit jubileum.

Met onze zustervereniging uitvaartvereniging St. Barbara heeft het bestuur periodiek overleg. We beraden ons op een samenwerking met hen.

De heer Jack Borst vraagt hoe de vorm van samenwerking eruit gaat zien.

De voorzitter vertelt dat er meerdere vormen denkbaar zijn. De dragers onderling uitwisselbaar, de penningmeesters onderling uitwisselbaar. Een fusie is ook een mogelijkheid.

De secretaris verteld dat er veel stukken zijn binnen gekomen de afgelopen 18 maanden.

Al het mail verkeer wordt door het dagelijks bestuur afgehandeld.

Nardus hield ons goed op de hoogte met betrekking tot de coronamaatregelingen. Nardus is een organisatie die als doel heeft om de belangen te behartigen van uitvaartorganisaties op landelijk niveau. Nardus houdt ons op de hoogte van nieuwe wettelijke maatregelen, voorschriften en regelingen betreffende het uitvaartwezen. Ook onderhouden zij contact met de overheid.

De penningmeester leest een mail voor die eind oktober is binnengekomen bij de uitvaartvereniging.

Lifetri Uitvaartverzekeringen, voorheen Nuvema biedt geen uitvaartverzekeringen meer aan vanaf 1 november 2021.
Wat gebeurt er met uw huidige uitvaartverzekering?
Deze beslissing heeft geen gevolgen voor de bestaande uitvaartverzekeringen.
De polissen worden volgens polisvoorwaarden onderhouden.
Dit betekent dat pakketverhogingen volgens polisvoorwaarden worden uitgevoerd.
Lifetri zal de afspraken met verzekeringnemers uiteraard altijd nakomen.

Jack Borst vraagt of dit consequenties heeft voor de leden. De polissen die de leden hebben lopen bij Lifetri blijven ongewijzigd bestaan.

Jaarverslagen 2019 en 2020

De jaarverslagen 2019 en 2020 worden vastgesteld met dank aan de secretaris.

Bestuursverkiezing en rooster van aftreden

Aftredend in 2020:

Mevrouw A. Butter, bestuurslid is aftredend en op eigen verzoek niet herkiesbaar.

Mevrouw G.N. Henneman- van Weerden, bestuurslid is aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt mevrouw G.N. Henneman- van Weerden voor een volgende termijn.

De heer G.R. Muntinga heeft zich als kandidaat opgegeven voor de functie bestuurslid. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. De heer G.R. Muntinga wordt benoemd tot bestuurslid van de uitvaartvereniging.


Aftredend in 2021:

De heer K.J. Tillema, penningmeester is aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt de heer K.J. Tillema voor een volgende termijn.

De heer T. Paarlberg, bestuurslid is aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt de heer T. Paarlberg voor een volgende termijn.

Vast te stellen rooster van aftreden

Het rooster van aftreden wordt opgelezen. Het rooster van aftreden wordt vastgesteld.

Het bestuur van de uitvaartvereniging moet uit 7 personen bestaan. De komende maanden gaat een aspirant bestuurslid meedraaien in het bestuur.

Verslag Financiële commissie 2019 en 2020

Het woord wordt aan de heer Borst gegeven. Samen met de heer Smit heeft hij de stukken goed bestudeerd, aan de hand van het overeenkomstige protocol. De financiële commissie heeft diverse steekproeven uitgevoerd. De gevoerde administratie is uitstekend op orde. Besloten wordt de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid in 2019.

Het woord wordt aan de heer Smit gegeven. Samen met de heer Borst heeft hij de stukken goed bestudeerd, aan de hand van het overeenkomstige protocol. De financiële commissie heeft diverse steekproeven uitgevoerd. De gevoerde administratie is uitstekend op orde. Besloten wordt de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid in 2020.

Benoeming nieuw lid financiële commissie

De heer Borst is aftredend en wordt hartelijk bedankt voor zijn bijdrage aan de controle van de stukken. De heer Smit wordt benoemd voor de financiële commissie van 2021. De heer Boorsma biedt zich aan om plaats te nemen in de financiële commissie van 2021. De heer Smit en de heer Boorsma worden benoemd voor de financiële commissie van 2021.

De heer Smit geeft aan dat er een reserve lid financiële commissie aangesteld moet worden. Het bestuur blijft zoeken naar een reserve lid.

Vaststelling Jaarrekening 2019 en 2020

De penningmeester neemt samen met de leden de rekening van lasten en baten voor het jaar 2019 en 2020 door. De jaarrekening wordt goedgekeurd met dank aan de penningmeester.

Contributievaststelling

Het bestuur heeft besloten dat de contributie vanaf 2021 wordt verhoogd naar € 10,-- per jaar.

De contributie voor 2021 en 2022 worden vastgesteld.

Vaststelling diverse tarieven 2021 en 2022

De penningmeester legt de diverse vergoedingen uit. De vergoeding voor leden waar de uitvaart wordt verzorgd door een andere uitvaartvereniging wordt verlaagd. Deze vergoeding loopt op achter vergeleken met andere uitvaartverenigingen in de regio. Deze vergoeding gaat in per 1 januari 2022. De tarieven worden vastgesteld.

Begroting 2022

De penningmeester geeft toelichting op de begroting. De begroting wordt vastgesteld.

Rondvraag

De heer Smit vraagt of de automatische incasso die de uitvaartvereniging hanteert zonder goedkeuring verhoogd kan worden naar € 10,--. De penningmeester geeft aan dat dit mogelijk is.

Er zijn verder geen vragen.

Voorgesteld wordt uitvaartleidster Els Jonker

De voorzitter stelt de nieuwe uitvaartleidster mevrouw Els Jonker voor aan alle leden. Hij heet mevrouw Els Jonker van harte welkom bij de uitvaartvereniging. Mevrouw Els Jonker verteld kort wie zij is en wat haar drijfveer is om het beroep van uitvaartleidster uit te oefenen. Zij is tevens werkzaam voor uitvaartvereniging Sint Barbara uit Schoorl.

Afscheid van aftredend bestuurslid Anouke Butter

Anouke is 6  jaar bestuurslid geweest van de uitvaartvereniging. Het woord wordt tot haar gericht door de voorzitter. Hij overhandigt namens de uitvaartvereniging een bos bloemen.

Afscheid van uitvaartleidster Gerda Roozendaal

Mevrouw Roozendaal is 20 jaar uitvaartleidster geweest uitvaartvereniging. Het woord wordt tot haar gericht door de penningmeester. Hij overhandigt namens de uitvaartvereniging een cadeau met een bos bloemen.

Afscheid van drager Henk Bakker

De heer Bakker is 22 ½ jaar drager geweest van de uitvaartvereniging. Het woord wordt tot hem gericht door secretaris. Zij overhandigt namens de uitvaartvereniging een cadeau met een bos bloemen.

De vergadering wordt door de voorzitter gesloten met dank aan de vele aanwezigen voor hun belangstelling. Deze opkomst wordt zeer op prijs gesteld door het bestuur. De aanwezigen worden uitgenodigd tot napraten onder het genot van een drankje en een hapje.

Aldus vastgesteld,

J. Stet, de voorzitter

S. Hazebelt, de secretaris