Uitvaartvereniging
De Laatste Eer Schoorl

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van Uitvaartvereniging “De Laatste Eer” Schoorl, gehouden op dinsdag 16 april 2024 om 20.00 uur in de Blinkerd te Schoorl.

Aanwezig: Klaas Tillema, penningmeester, Moos Hazebelt, secretaris, Trudy Henneman, bestuurslid, Gerlof Muntinga, bestuurslid, Els Henneman, bestuurslid, Louis Rezelman, drager, Lia Rezelman, uitvaartleidster, Els Jonker, uitvaartleidster, de heer K. Bakker, voorzitter uitvaartvereniging St. Barbara, mevrouw J. van Leeuwen, mevrouw E. Boorsma-Smink, mevrouw A. Tillema, de heer R. van Regteren, de heer B. van Baar, mevrouw A. Rougoor, de heer P. Rougoor, mevrouw E. Rens, de heer D. Rens, de heer J.K. Vriesman, mevrouw B. de Beer, de heer H.C.D. Smit, de heer W. Nieuwland, mevrouw B. Bakker, de heer en mevrouw Sleking, de heer J. Borst en de heer T. Borst.

1. Opening en vaststelling agenda

De penningmeester opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Tot nu toe heeft zich nog geen nieuwe voorzitter aangekondigd. Daarom neemt penningmeester, Klaas Tillema, de taak op zich als woordvoerder van het bestuur.

De vereniging blikt terug op een goede ALV in 2023. Deze vergadering stond in teken van ons 100 jarig bestaan.

De secretaris leest voor dat met kennisgeving afwezig zijn: de familie Mink- van Regteren, Bernard Witte (drager), Monique Karsten (Uitvaartleidster) en de familie Zandstra.

De penningmeester stelt de medewerkers voor: Moos Hazebelt, secretaris, Trudy Henneman, bestuurslid, Gerlof Muntinga, bestuurslid, Els Henneman, bestuurslid, Louis Rezelman, drager, Lia Rezelman, uitvaarleidster en Els Jonker, uitvaartleidster.

De jaarstukken zijn voorafgaande aan de Algemene Ledenvergadering op de website van de vereniging gepubliceerd. De jaarrekening was in te lezen voorafgaande aan de vergadering.

Vanuit de leden is er geen aanvulling op de agenda.

De agenda wordt als zodanig vastgesteld.

2. Herdenking overledenen 2023

 De secretaris memoreert de mensen die in 2023 zijn overleden. De uitvaartvereniging heeft in 2023, 11 uitvaarten begeleid. De namen van de overledenen worden voorgelezen. De secretaris vraagt een ogenblik stilte om de overledenen te herdenken. Er wordt staande 1 minuut stilte in acht genomen.

3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 1 maart 2023

De notulen staan op onze website, de leden hebben deze voorafgaande aan de vergadering kunnen inlezen. Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd met dank aan de secretaris.

4. Mededelingen en ingekomen stukken

De secretaris vertelt dat er veel stukken zijn binnen gekomen het afgelopen jaar.

Op 1 januari 2024 bestond de vereniging uit 623 leden. Op het moment is ons oudste lid 102 jaar. 

De secretaris verteld dat zij ervoor zorgt dat alle binnengekomen stukken naar de juiste medewerker worden doorgezonden. De secretaris verzorgt alle uitnodigingen voor vergaderingen met bijbehorende stukken en werkt alle notulen uit.

Evaluatieformulieren komen ook binnen bij de secretaris, hieruit blijkt dat de uitvaartverzorgsters uitmuntend werk verrichten.

Veel telefoon komt er ook binnen bij de secretaris, de secretaris verstrekt dan informatie, of handelt de vraag na overleg met de medewerkers van onze vereniging af.

Het secretariaat is momenteel hard bezig de mailadressen van de leden te verzamelen. Vanaf volgend jaar ontvangen de leden die een mailadres hebben opgegeven de nieuwsbrief via de mail. Op het moment hebben wij rond de 75 mailadressen mogen ontvangen.

Ook is het dagelijks bestuur hard aan het werk om een nieuwe website in de lucht te krijgen. Op het moment is de website gedeeltelijk te bewonderen op internet. In de komende weken wordt deze verder ingericht. Het dagelijks bestuur krijgt een cursus hoe deze website bij te houden. We krijgen een goede overzichtelijke website op de toekomst ingericht. Ook de website is nu via de gsm te bezoeken. 

5. Terzake

Naast een uitgebreide nieuwsbrief, die alle leden thuis bezorgd krijgen is de algemene ledenvergadering ook de plaats om nog nadere informatie te vertrekken over de vereniging. Vandaar het agendapunt: Terzake. De penningmeester hoopt door deze informatie te verstrekken de leden een goed inzicht krijgen van de bezigheden van de vereniging.

Het jaar 2023 heeft voor de vereniging duidelijk twee gezichten. Onze voorzitter Jan Stet heeft om gezondheidsreden zijn functie begin 2023 moeten neerleggen. Op onze vorige ledenvergadering van 1 maart 2023 hebben wij u daar over bericht, niet wetende dat Jan op 1 april 2023 zou overlijden. Bij zijn crematie in Heerhugowaard was de penningmeester aanwezig. Het was een drukke crematie omringd door familie en vrienden.

Tijdens de vorige ledenvergadering van 1 maart 2023 heeft Durk Boorsma, oud-voorzitter van de vereniging hier gestaan om verslag te doen van het onderzoek van de kascommissie. Niet wetende dat hem een hele lijdensweg stond te wachten die leidde tot zijn overlijden op 18 oktober 2023. Zijn crematie in Schagen is bijgewoond door de penningmeester.

In 2023 heeft onze uitvaartleidster Monique haar beide ouders verloren in zeer korte tijd. Hierdoor heeft zij haar werk tijdelijk neergelegd.

Ons bestuurslid Teun Paarlberg, nog maar kort afgetreden, woont nu wegens gezondheidsproblemen met zijn vrouw Corry in het verpleeghuis Oudtburgh.

Onze vereniging heeft in 2023, 11 uitvaarten verzorgd, waarvan 9 leden. Dat zij mogen rusten in vrede en dat de familie de kracht mag vinden om door te gaan.

Het tweede gezicht van het jaar 2023 is het jaar van het 100 jarig bestaan van de vereniging. Tijdens de feestelijke ledenvergadering van 1 maart 2023 hebben wij dat herdacht en gevierd. Over het jubileum zijn artikels verschenen in de Schakels, in het Jaarboek van Scoronlo en een interview op RTV80. Het bestuur kijkt met plezier hierop terug, hopelijk u als leden ook.

Voor een begrafenis wordt veelal gekozen voor de Algemene begraafplaats aan de Molenweg te Schoorl, in eigendom bij de gemeente Bergen. Door de familie kan een graf plaats worden uitgezocht. Het graf wordt dan gehuurd van de gemeente Bergen, zo mogelijk voor 20 jaar. Na deze 20 jaar kan het grafrecht door middel van betaling worden verlengd. Wij hopen als vereniging dat de gemeente de grafrechten niet steeds maar blijft verhogen, waardoor de kosten wel erg hoog worden. Op de begraafplaats staat ook een aula, die als zodanig gebruikt kan worden. Ook de Kapel aan de Heereweg bij Hoogduinen kan gebruikt worden. Door de goede koeling is thuisopbaring goed mogelijk.

Als voor een crematie werd gekozen gebeurde dat in het Crematorium Schagen. Soms werd gekozen voor Driehuis-Westerveld. Inmiddels is er een crematorium in Heerhugowaard en een in Alkmaar. Dat zijn moderne instellingen en goed te bereiken. In Alkmaar is tevens een natuurbegraafplaats aangelegd.

De uitvaartkisten en rouwtransport worden verzorgd door Rouwvervoer Dekker. Gebruik wordt gemaakt van moderne rouwwagens. Inmiddels is de naam gewijzigd in Funeral Assist NH.

In 1989 is besloten een onderlinge samenwerking aan te gaan met de uitvaartverzekeringsmaatschappij Nuvema. Veel leden hebben daar een polis afgesloten. Onze ervaring is dat na onze declaratie de polis vlot wordt uitgekeerd. Daarbij aangetekend dat verzilvering geschiedt op basis van de werkelijke kosten. Indien te hoog is verzekerd vervalt het rest bedrag aan de verzekeringsmaatschappij. Inmiddels is Nuvema in 2018 overgenomen door Lifetri en worden er geen nieuwe polissen meer afgesloten.

Vaak zijn er ook nog kleine polissen van bv 100 gulden of een grotere polis afgesloten bij een andere maatschappij. Al deze polissen kunnen verzilverd worden. Ook als er later nog een oude polis wordt gevonden kan geprobeerd worden deze te verzilveren.

Sinds kort de rouwadvertenties in de Alkmaarse krant in het weekeinde niet meer verwerkt, waardoor er op maandag minder advertenties staan. Door Lia Rezelman, uitvaartleidster, wordt aanvullend verteld als dat het aan melden van advertenties om 15.00 uur sluit.

De vereniging was aangesloten bij de Federatie van Onderlinge Uitvaartverenigingen in Noord-Holland. Helaas is deze federatie opgeheven per 31 december 2021.

De vereniging is zelfstandig aangesloten bij Nardus samenwerkende uitvaartorganisaties.In april 2018 is aan ons de Nardus Gedragscode uitgereikt.Momenteel heeft Nardus het bestuurlijk erg moeilijk, wij volgen de ontwikkelingen op de voet.

Met de Uitvaartvereniging St. Barbara hebben wij goede kontakten, vergaderen twee keer per jaar en treden samen op als er algemene bestuurlijke beslissingen moeten worden genomen.

Binnenkort wordt onze website vernieuwd en weer een stuk gemakkelijker om mee te werken. Wij proberen zoveel mogelijk belangrijke informatie op de website te plaatsen.

Ook staat er bijvoorbeeld op het: Laatste Wens formulier. Op een eenvoudige wijze kan nagedacht worden over te nemen beslissingen en kunnen alle adressen worden opgeschreven.

6. Jaarverslag 2023

Het jaarverslag 2023 wordt kort door genomen door de secretaris Moos Hazebelt.

Het jaarverslag 2023 wordt vastgesteld met dank aan de secretaris.

7. Bestuursverkiezing en rooster van aftreden

Aftredend 2023:

Mevrouw G.N. Henneman – van Weerden, herkiesbaar

De heer G. Muntinga, herkiesbaar

Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt mevrouw G.N. Henneman- van Weerden en de heer G. Muntinga beiden voor een volgende termijn.

8. Vast te stellen rooster van aftreden

Het rooster van aftreden wordt opgelezen. Het rooster van aftreden wordt vastgesteld.

Het bestuur van de uitvaartvereniging moet uit 7 personen bestaan. Het bestuur is weloverwogen zoekende naar een nieuwe voorzitter en bestuursleden.

9. Verslag Financiële Commissie 2023

Het woord wordt gegeven aan de heer Borst. Samen met de heer De Jong heeft hij de stukken goed bestudeerd op 8 april 2024, aan de hand van het overeenkomstige protocol. De financiële commissie heeft diverse steekproeven uitgevoerd. De gevoerde administratie is uitstekend op orde. Besloten wordt de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid in 2023.

10. Benoeming nieuw lid Financiële Commissie

De heer De Jong is aftredend. De heer Borst wordt benoemd voor de financiële commissie van 2024. De heer van Regteren biedt zich aan om plaats te nemen in de financiële commissie van 2024. De heer Borst en de heer van Regteren worden benoemd voor de financiële commissie van 2024.

11. Vaststelling Jaarrekening 2023

De penningmeester neemt samen met de leden de rekening van lasten en baten voor het jaar 2023. Mevrouw B. de Beer vraagt aan de penningmeester waarom op de rekening van lasten fonds leden is opgevoerd. De penningmeester legt uit dat wij dit wettelijk verplicht zijn als waarborg voor de leden. De jaarrekening wordt goedgekeurd met dank aan de penningmeester.

12. Contributievaststelling 2025

Het bestuur heeft besloten dat de contributie vanaf 2025 € 10,– blijft. Het bestuur wenst de contributie toch zo laag mogelijk te willen houden. De contributie voor 2025 wordt vastgesteld.

13. Vaststelling diverse tarieven 2025

De penningmeester legt de diverse vergoedingen uit. In deze tijd is het lastig om voor het vaststellen van bedragen ver voor uit te kijken. Soms is er een afweging om bijdragen tussentijds aan te passen. Deze aanpassingen vinden altijd op bestuurlijk niveau plaats. De tarieven worden vastgesteld.

14. Begroting 2025

De penningmeester geeft toelichting op de begroting. Er zijn geen opmerkingen op de begroting. De begroting 2025 wordt vastgesteld.

15. Rondvraag

Er zijn geen vragen van de leden.

Moos, de secretaris vraagt het woord. Ze wil alle medewerkers bedanken, zonder hun inzet kan de vereniging niet draaien op het huidige niveau. Alle medewerkers van de vereniging krijgen een doosje Merci uitgereikt en worden hartelijk bedankt. Speciaal een woordje van dank aan de inzet van de penningmeester, doordat wij zonder voorzitter draaien komt er veel op het bordje van de penningmeester. Trudy Henneman, bestuurslid, geeft aan dat de penningmeester samen met de secretaris een goed team vormen.

De vergadering wordt door de penningmeester gesloten met dank aan de vele aanwezigen voor hun belangstelling. De opkomst wordt zeer op prijs gesteld door het bestuur. De aanwezigen worden bedankt voor de besluitvorming.

Hierna kan in de foyer van de Blinkerd nagepraat worden onder het genot van een drankje en een hapje.

Aldus vastgesteld,

K. Tillema, penningmeester

S. Hazebelt, secretaris