Uitvaartvereniging
De Laatste Eer Schoorl

CONCEPT NOTULEN van de Algemene Ledenvergadering van Uitvaartvereniging “De Laatste Eer” Schoorl, gehouden op dinsdag 15 april 2025 om 20.00 uur in de Blinkerd te Schoorl.

Aanwezig: Klaas Tillema (penningmeester), Moos Hazebelt (secretaris), Gerlof Muntinga (bestuurslid), Els Henneman (bestuurslid), Bernard Witte (drager), Lia Rezelman (uitvaartleidster), Jan Brink (uitvaartleider), de heer G. Becker (fotograaf), de heer K. Bakker, voorzitter uitvaartvereniging St. Barbara, mevrouw J. van Leeuwen, mevrouw A. Tillema, de heer R. van Regteren, , mevrouw E. Rens, de heer J.K. Vriesman, de heer H.C.D. Smit, mevrouw B. Bakker, de heer J. Borst en de heer T. Borst, de heer en mevrouw Verhoef, de heer R. Verhoef, de heer G. Verhoef, mevrouw M. Gutker, mevrouw A. Peperkamp, de heer en mevrouw Ruis en de heer Nico Ruis.

1. Opening en vaststelling agenda

De penningmeester, de heer Klaas Tillema, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Tot nu toe heeft zich nog geen nieuwe voorzitter aangekondigd. Daarom neemt de penningmeester, Klaas Tillema, de taak op zich als woordvoerder van het bestuur.

De heer Tillema stelt de medewerkers voor: Moos Hazebelt (secretaris), Gerlof Muntinga (bestuurslid), Els Henneman (bestuurslid), Bernard Witte (drager), Lia Rezelman (uitvaartleidster) en de heer Jan Brink (uitvaartleider).

Met kennisgeving zijn afwezig: de familie Mink- van Regteren, mevrouw Blanda de Beer, mevrouw Annelies Rougoor, de heer Bert van Baar, de heer Peter Rougoor, de heer Willem Nieuwland, de heer Diego Rens, mevrouw Pearl Rens, Louis Rezelman (drager), Els Jonker (Uitvaartleidster) en Anita Messelaar (uitvaartleidster).

De jaarstukken zijn voorafgaande aan de Algemene Ledenvergadering op de website van de vereniging gepubliceerd. De jaarrekening was in te lezen voorafgaande aan de vergadering. De heer Klaas Tillema geeft aan dat alle stukken goed zijn doorgenomen door het bestuur.

De heer Klaas Tillema vraagt of er vanuit de leden nog aanvullingen zijn op de agenda.

De heer Paul Ruis vraagt of de statuten door de vereniging zijn aangepast omdat er een nieuwe wet is ingegaan, de WBTR. Sinds 1 juli 2021 geldt voor alle verenigingen en stichtingen de WBTR, de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen. De wet legt verplichtingen op om goed bestuur te waarborgen. De gemeente Bergen heeft verschillende verenigingen aangegeven dat dit noodzakelijk is. De vereniging is hier niet door de gemeente van op de hoogte gesteld. Klaas Tillema geeft aan dat de statuten in 1987 zijn aangepast. Het bestuur gaat onderzoeken of het ook voor onze vereniging van belang is om de statuten aan te passen.

Verder zijn er vanuit de leden geen aanvullingen op de agenda.

De agenda wordt als zodanig vastgesteld.

       2. Herdenking overledenen 2024

De secretaris memoreert de mensen die in 2024 zijn overleden. De uitvaartvereniging heeft in 2024, 13 uitvaarten begeleid. De namen van de overledenen worden voorgelezen. De secretaris vraagt een ogenblik stilte om de overledenen te herdenken. Er wordt staande

1 minuut stilte in acht genomen.

      3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 16 april 2024

De notulen staan op onze website, de leden hebben deze voorafgaande aan de vergadering kunnen inlezen. Er zijn zowel inhoudelijk als tekstueel geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd met dank aan de secretaris.

      4. Mededelingen en ingekomen stukken

De secretaris, Moos Hazebelt, vertelt dat er veel stukken zijn binnen gekomen het afgelopen jaar. Op 1 januari 2024 bestond de vereniging uit 609 leden. Op het moment is ons oudste lid 103 jaar. De secretaris verteld dat zij ervoor zorgt dat alle binnengekomen stukken naar de juiste medewerker worden doorgezonden. De secretaris verzorgt alle uitnodigingen voor vergaderingen met bijbehorende stukken en werkt alle notulen uit.Evaluatieformulieren komen ook binnen bij de secretaris, hieruit blijkt dat de uitvaartverzorgsters uitmuntend werk verrichten. Dit jaar is de nieuwsbrief met de uitnodiging voor de Algemene Leden Vergadering voor het eerst digitaal verzonden naar de leden waar een mailadres van bekend is bij het secretariaat. Op het moment zijn er rond de 90 mailadressen bekend bij het secretariaat.Er is sinds vorig jaar een nieuwe website voor de vereniging ontwikkelt. De website is goed leesbaar voor iedereen ook op de GSM. De website is klantvriendelijk en kan zeer gemakkelijk bewerkt worden. De secretaris is een nieuw persoonlijk wensen formulier aan het ontwikkelen. Mensen denken meer na over hoe ze hun uitvaart voor ogen zien. Er wordt een formulier ontwikkelt die op deze trend ingaat. Het formulier wordt in nauwe samenwerking met het bestuur ontwikkelt.

5. Terzake

Naast een uitgebreide nieuwsbrief, die alle leden thuis bezorgd krijgen of op de mail hebben ontvangen is de algemene ledenvergadering ook de plaats om nog nadere informatie te verstrekken over de vereniging. Vandaar het agendapunt: TERZAKE.

Als bestuur werken wij goed samen om alle zaken van de uitvaartvereniging goed af te handelen. Maar soms komt een overlijden heel dicht bij, zoals nu binnen het bestuur is gebeurt. Ook leden, die jaarlijks de vergadering bezoeken zijn getroffen door het overlijden van een naaste. Wij wensen allen de kracht toe om het verlies te aanvaarden en verwerken.

Dit jaar is de nieuwsbrief aan de leden die dit hebben opgegeven per mail verzonden. Hopelijk is deze mail in goede orde ontvangen. Bij de andere leden is de brief aan huis bezorgd. Als bijzonder item staat in de brief: “Bijzondere rituelen na het afscheid.” Het is goed hierover te gaan nadenken. Bepaalde rituelen kunnen helpen bij de rouwverwerking.

Afgelopen jaar is een nieuwe website ontworpen, te benaderen onder de naam: www.uitvaartschoorl.nl. Wij proberen daarop actuele informatie te plaatsen en ook de notulen van de algemene vergadering.

De uitvaarten worden verzorgd door onze uitvaartleidsters Lia Rezelman en Els Jonker. Ondersteund door Anita Metzelaar en Jan Brink. Zo nodig ondersteunt door de twee dragers: Louis Rezelman en Bernard Witte.

Zoals in de nieuwsbrief staat vermeld bestaat het bestuur momenteel uit 5 leden: Moos, Trudy, Gerlof, Els en Klaas.

Vroeger werden de rouwkaarten gedrukt bij Gerja in Warmenhuizen, toen het daar stopte werd het Gerja in Waarland. Toen het daar ook stopte werden de rouwkaarten verzorgd door Urmaprint in Heerhugowaard. Ook digitale rouwkaarten is mogelijk. De nieuwsbrief is daar ook gedrukt. Maar afgelopen donderdag was er een zeer grote brand in een appartementenflat in Heerhugowaard. Op de begane grond onder deze flat zit het bedrijf Urmaprint. Ze kunnen voorlopig niet naar binnen, maar misschien valt de schade nog mee. Sterkte met het bedrijf Urmaprint.

Na de uitvaart wordt met de rekening ook een enquête formulier toegezonden. De familie heeft dan gelegenheid om de uitvaart te beoordelen. Meestal wordt het positief ingevuld en daar zijn wij als vereniging erg blij mee. Maar er worden ook kritische zaken op vermeld. Het bestuur besteedt daar extra aandacht, wordt besproken met de uitvaartleidsters en wordt daarover contact opgenomen met de familie. In goed overleg worden deze kritische zaken besproken.

De Stichting Welzijn Bergen organiseert bijeenkomsten “rouwverwerking”. Het zijn 6 bijeenkomsten, waarbij onder deskundige begeleiding en in een veilige omgeving  deelnemers worden geholpen hun verlies bespreekbaar te maken en het wat draaglijker te maken. Vertrouwelijkheid en vertrouwen staat hierbij hoog in het vaandel. De eerste bijeenkomst is op maandag 5 mei en vindt plaats in het Wijksteunpunt Egmond aan den Hoef.

Toch nog even terugkomend over wat het vorig jaar is besproken: De uitvaartkisten en rouwtransport wordt verzorgd door Funeral Care Noord, dat is de nieuwe naam van Rouwvervoer Dekker uit Heerhugowaard. Gebruikt wordt gemaakt van moderne rouwwagens.

Veel leden hebben een polis afgesloten bij Nuvema, dat is overgenomen door Lifetri. Maar de polissen worden altijd vlot uitgekeerd. Ook voor de verzilvering van andere polissen, zelfs die van 100 gulden, kunnen wij medewerking verlenen. Ook als er later nog een oude polis wordt gezonden kan geprobeerd worden deze te verzilveren.

De rouwadvertenties in de Alkmaarse krant worden in het weekeinde niet meer verwerkt, waardoor er op maandag minder advertenties staan.

De vereniging is zelfstandig aangesloten bij de landelijke vereniging Nardus samenwerkende uitvaartorganisaties. Maar Nardus heeft het bestuurlijk al meer dan een jaar lang erg moeilijk. Hoe zich dat ontwikkeld is nog ongewis.

Wel ontvangen en lezen wij 6 keer per jaar het Vakblad, hoe toepasselijk, met de naam “Uitvaart”. Vakblad Uitvaart is al 40 jaar hét onafhankelijk vakblad voor professionals in de uitvaartbranche en anderen die in hun werk te maken hebben met de dood, rouw en verlies. Er staan wel leesbare artikelen in.

Met de Uitvaartvereniging St. Barbara hebben wij goede kontakten en er wordt samen vergaderd. Zij gebruiken nu ook ons 06-oproepnummer. Dat werkt beter voor de uitvaartleidsters. Wellicht kunnen we ook samen de advertentie plaatsen in Bergens Nieuwsblad en in de Schakels.

Voor de verzorging van de uitvaart kan worden gekozen voor een begrafenis op de Algemene Begraafplaats Schoorl. Wel is het zorgelijk dat de gemeente de tarieven voor de begrafenisrechten jaarlijks verhoogd. Een pas op de plaats zou ook een mogelijkheid kunnen zijn. Inmiddels zijn van de gemeente een aantal folders ontvangen met nadere informatie. Hierin staat onder meer: In een Koninklijk Besluit bepaalde koning Willem I dat vanaf 1829 steden en dorpen met meer dan 1.000 inwoners niet meer binnen de bebouwde kom mochten begraven. De gemeenten Schoorl en Groet (toen nog zelfstandig) besloten samen een algemene en gecombineerde begraafplaats aan te leggen. Dit deden ze aan de Molenweg, toen nog de Doodweg. In de jaren ’50 werd de begraafplaats uitgebreid, onder andere met een aula. Een wandeling over de begraafplaats, zowel het oude als het nieuwe gedeelte, geeft wel een bijzonder gevoel. Tijdens de wandeling gaan de gedachten naar zij die daar liggen. Mag u aanraden deze wandeling te gaan doen. Ook staat er een gedenksteen in de vorm van een molensteen, hoe toepasselijk: aan de Molenweg met zicht op de molen Kijkduin. Op deze steen zijn ter nagedachtenis naamplaatjes aangebracht. Goed om die eens te lezen.

Velen hebben nog het crematorium Schagen in gedachten, dat er al vele jaren staat. En waar ieder naar toe is gereden. Maar nu is er een crematorium in Heerhugowaard en in Alkmaar. Dat zijn moderne gebouwen, geschikt voor druk bezochte crematies. Maar zijn ook ingericht om kleinere gezelschappen te ontvangen in daarvoor geschikte zaaltjes.

Dan is er veel aandacht in de kranten voor de Natuurbegraafplaats in Alkmaar. Er wordt thans al over uitbreiding gesproken. In Castricum is vorig jaar een Natuurbegraafplaats geopend. En inmiddels wordt gewerkt aan de aanleg in Sint Maartensburg, naast het kerkje en de begraafplaats aan de Grote Sloot. Ook wel bijzonder.

Na het overlijden komt de vraag, waar wordt de overledene opgebaard en welke condoleance is passend. De vereniging heeft goede ervaringen met thuisopbaring. Via de uitvaartleidster worden prima voorzieningen aangebracht, waardoor de overledene thuis kan blijven. De condoleance kan dan ook thuis zijn. Is het heel erg druk: dan via de voordeur en de achterdeur weer naar buiten. Is er een kleiner gezelschap dan kan thuis in de kamer bijgepraat worden.

Extern kan opgebaard worden in de aula op de algemene begraafplaats Schoorl en in de aula bij de RK kerk aan de Heereweg, wat ook een goede oplossing is.

Laatst was onze uitvaartleidster op weg naar de aula op de begraafplaats en toen zij zich telefonisch meldde kreeg zij als antwoord dat de koeling defect was en dat daarom geen gebruik kon worden gemaakt van de aula. In goed overleg is toen gebruik gemaakt van de aula in Bergen.

Hierover telefonisch contact gehad met de gemeente. Medegedeeld werd dat de koeling niet gemaakt kon worden en dat nu wordt onderzocht naar een nieuwe moderne koeling. Ook de aula wordt dan aangepakt om het er wat beter uit te laten zien. Dat de koeling het heeft begeven is heel begrijpelijk. In het bejaardentehuis Westerkimme was toentertijd een keurige aula waar veelal gebruik van werd gemaakt. Maar door de bouw van De Sanderij kwam de aula te vervallen. Via de burgemeester van de gemeente Schoorl werd de aula op de begraafplaats beter ingericht en werd tevens een koeling geïnstalleerd. Maar dat is al weer een hele tijd geleden. We wachten nu af hoe het verder geregeld wordt. Er is echter een voorlopige oplossing gevonden. Er kan nu opgebaard worden in de zaal van de aula met gebruik making van de huiskoeling van Funeral Care. Tot nu toe lijkt dit een goede oplossing.

De aula is wellicht wat gedateerd, maar ziet er verder toch nog wel goed uit. De zaal staat zo ingericht, dat er direct gebruik van kan worden gemaakt. Mocht de gemeente de aula willen renoveren, dan zijn ze wel gebonden aan energie- en milieunormen. Dat gaat dan wel weer meer kosten.

Een aantal jaren geleden hebben wij het Laatste Wens formulier ontwikkeld. Op dit formulier kunnen de persoonlijke wensen ten aanzien van de uitvaart worden genoteerd. Ook is er ruimte om de adressen te noteren. De adressen zijn bekend, maar staat in het adressen bestand op de telefoon. Vaak wordt daarbij bv niet de postcode vermeld ten behoeve van de papieren rouwkaarten. Inmiddels zijn wij gestart met het actualiseren van het Laatste Wens formulier. In de pauze zullen deze formulieren worden uitgereikt. De formulieren zijn nog wel in ontwikkeling dus er kunnen nog aanpassingen in aangebracht worden.

Tot zover TERZAKE.

         6. Jaarverslag 2024

Het jaarverslag 2024 was dit jaar toegevoegd aan de nieuwsbrief 2025 en op de website gepubliceerd.

Het jaarverslag 2024 wordt vastgesteld met dank aan de secretaris.

         7. Bestuursverkiezing en rooster van aftreden

Moos Hazebelt (secretaris) neemt het woord;

Aftredend 2025:

De heer K.J. Tillema, herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt de heer K.J. Tillema voor een volgende termijn.

         8. Vast te stellen rooster van aftreden

Het rooster van aftreden wordt opgelezen. Het rooster van aftreden wordt vastgesteld. Het bestuur van de uitvaartvereniging moet uit 7 personen bestaan. Het bestuur is weloverwogen zoekende naar een nieuwe voorzitter en bestuursleden.

         9. Verslag Financiële Commissie 2024

Het woord wordt gegeven aan de heer Jack Borst. Samen met de heer van Regteren heeft hij de stukken goed bestudeerd op 8 april 2024, aan de hand van het overeenkomstige protocol. De financiële commissie heeft diverse steekproeven uitgevoerd. De gevoerde administratie is uitstekend op orde. Vorig jaar heeft de heer Jack Borst advies gegeven met betrekking tot de rente op verschillende rekeningen. De penningmeester heeft dit advies opgevolgd. Besloten wordt de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid in 2024.

         10. Benoeming nieuw lid Financiële Commissie

De heer Jack Borst is aftredend. De heer van Regteren wordt benoemd voor de financiële commissie van 2025. De heer Henk Smit biedt zich aan om plaats te nemen in de financiële commissie van 2025. De heer Teun Borst bied zich aan als reserve lid van de financiële commissie. De heer van Regteren en de heer Smit worden benoemd voor de financiële commissie van 2025.

         11. Vaststelling Jaarrekening 2024

De penningmeester, Klaas Tillema, neemt samen met de leden de rekening van lasten en baten over het jaar 2024. Er wordt uitgelegd hoe er bij de vereniging een nadelig saldo kan zijn ontstaanMevrouw Jeannet van Leeuwen, vraagt waarom de contributie al jaren op € 10,– staat. In de huidige tijd van inflatie vindt zij dat deze omhoog kan. De vergoedingen voor de diverse diensten kunnen dan ook bijgesteld worden. Klaas Tillema zegt toe dit in het bestuur te gaan bespreken en hierover na te denken. De jaarrekening wordt goedgekeurd met dank aan de penningmeester.

         12. Contributievaststelling 2026

Ondanks dat er een aantal jaren achter elkaar een negatief saldo is geweest wenst het bestuur dat de contributie in 2026 € 10,– blijft. Het bestuur wenst de contributie toch zo laag mogelijk te willen houden. De contributie voor 2026 wordt vastgesteld.

         13. Vaststelling diverse tarieven 2025

De penningmeester legt de diverse vergoedingen uit. In deze tijd is het lastig om voor het vaststellen van bedragen ver voor uit te kijken. Soms is er een afweging om bijdragen tussentijds aan te passen. Deze aanpassingen vinden altijd op bestuurlijk niveau plaats.

De heer Paul Ruis vraagt hoe het met de balanspositie zit in de vereniging in verband met het nadelig saldo. De penningmeester Klaas Tillema geeft aan dat er genoeg saldo in kas zit om dit nadelig saldo op te vangen. De jaarrekening ligt voor alle leden ter inzage, er wordt een jaarrekening overhandigd aan de heer Paul Ruis. De tarieven worden vastgesteld.

         14. Begroting 2026

De penningmeester geeft toelichting op de begroting. Klaas Tillema geeft aan dat de begroting is gebaseerd op 15 uitvaarten in het jaar 2025, de tendens is momenteel zo dat wij kunnen uitgaan van dit aantal. Er zijn geen opmerkingen op de begroting. De begroting 2026 wordt vastgesteld.

         15. Rondvraag

Mevrouw Gutker-Heddes vraagt het woord, zij geeft aan dat de parkeerplaats bij de algemene begraafplaats in Schoorl een blauwe zone is. Er wordt nu langdurig geparkeerd door bezoekers van Schoorl. Haar vraag is of wij de gemeente Bergen kunnen voorstellen dat dit parkeerplaatsen voor bezoekers van de begraafplaats worden. Dit is volgens het bestuur moeilijk te realiseren is. Het bestuur gaat deze vraag met de contactpersoon van de gemeente Bergen op nemen. 

Er zijn verder geen vragen van de leden.

De vergadering wordt door de penningmeester gesloten met dank aan de vele aanwezigen voor hun belangstelling. De opkomst wordt zeer op prijs gesteld door het bestuur. De aanwezigen worden bedankt voor de besluitvorming.

Hierna kan in de foyer van de Blinkerd nagepraat worden onder het genot van een drankje en een hapje.

Aldus vastgesteld,

Klaas Tillema, penningmeester

Moos Hazebelt, secretaris